MS-WORD – Como hacer cartas, Invitaciones, etc, para varias personas usando una tabla en Excel

may

29th

MS-WORD – Como hacer cartas, Invitaciones, etc, para varias personas usando una tabla en Excel

Archivos en Informatica | Posted by admin

A veces tenemos la necesidad de escribir una carta para varios destinatarios, pero siempre es la misma carta y solo varia el nombre de la persona a quien va dirigida.

por ejemplo, si tenemos un negocio y necesitamos enviar una carta informando a cada cliente sobre algunos cambio, y para darle un toque de distincion, pues en las cartas va el nombre del cliente.

O si tenemos una lista de invitados y queremos hacerle llegar una invitacion, pues aqui la solucion…

Manos a la Obra!!

Para este ejemplo he usado el Office 2003, pero es lo mismo en todas las versiones , ademas, uso el EXCEL porque es lo que todo el mundo tiene a la mano, aunque tambien lo puedes hacer desde una Base de datos, pero eso eso ya es un poco mas avanzado

Con el Excel…
Tener a tus destinatarios en una Hoja de Excel, en este caso yo he puesto el Nombre, su direccion y su Numero de Telefono , luego que tengas tu lista la guardas con el nombre que quieras.. en mi ejemplo la he llamado Clientes.xls y esta en mi escritorio

Con el Word…
Abres el MS-WORD y comienza a escribir tu carta o el documento que tengan en mente… en mi caso escribiré una carta preguntando si su telefono sigue siendo el mismo numero

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como pueden ver, no he puesto nada en donde deberia ir la informacion personal (nombre, direccion, telefono)

Activando la Opcion en el Word.- ve a: Herramientas -> Cartas y Correspondencias -> Combinar correspondencia, y haces click ahi

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Con el Asistente.- una vez que hayas hecho eso, te saldrá un asistente, y ahi tienes que darle los siguientes 6 pasos….
Primer Paso.- Escojes Carta y al final haces click en Siguiente (en la parte de abajo).

Segundo Paso.- Le indicas que vas a trabajar sobre el documento Actual

Tercer Paso.- Le indicas de donde vas a sacar los datos, en nuestro caso, de una “Utilizar una lista existente”.. y al dar siguiente tenemos que escoger el Archivo Excel que hemos creado previamente

Cuando nos salga el cuadro para escoger el Origen de datos, selecionamos la Hoja1 (o en donde escribimos los datos)

Luego le hacemos Check en los campos que deseamos utilizar, en este caso a todos, y haces click en Aceptar

Cuarto Paso.- En este paso, nos posicionamos donde queremos que vaya el dato y hacemos click en Más Elementos

y cuando nos salga el cuadro, escogemos el campo que deseamos insertar y Aceptamos (y cerramos)… repetimos eso con los demas campos

y finalmente tendremos la carta asi:

Quinto Paso: Basicamente, en este paso podemos ver un PREVIEW de las cartas que se van a imprimir, haciendo click en los botones de avanzar o retroceder, podemos navegar entre las cartas que serán impresas

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Sexto y ultimo Paso.- Pues este es el paso final.. si le das Click en Imprimir, lo manda a la Impresora o si le das click en “Editar Cartas Individuales” creará 1 hoja (carta) nueva por cada invitado (o registro) de la hoja de excel, eso por si quieres hacerle alguna modificacion especial individual ;